¡Hola, Hackers! ¿Todo bien?
Aquí Nyak, compartiendo una más de las experiencias actuando dentro de Casa Hacker como gerente de proyectos.
Mientras escribo este texto, sigo en ese modo multitarea de siempre: acabo de terminar el envío de los datos para abrir una nueva solicitud de servicio, esta vez para el transporte que vamos a necesitar en el próximo encuentro de PerifaImpacto. Es una tarea recurrente en la rutina del proyecto. Todos los meses realizamos encuentros que conectan Campinas y São Paulo, con dos grupos de 10 personas, uno en cada ciudad, alternando los lugares entre esos dos territorios.
Usamos siempre espacios públicos y comunitarios, ubicados en los territorios de los liderazgos participantes. Esto es intencional. Queremos que el encuentro ocurra donde la vida real ya está ocurriendo, fortaleciendo el suelo que esos liderazgos ya pisan todos los días.
Me parece importante contextualizar un poco más estos encuentros, porque quizás eso encienda en ti las ganas de proyectar algunas prácticas ágiles en tu próxima salida formativa o actividad con el territorio.
Planificación y estrategia
Ya son 10 meses de PerifaImpacto. Pasa tan rápido que, cuando me doy cuenta, ya estoy abriendo una solicitud de servicio más, revisando un guion más, alineando una logística más. A lo largo de este tiempo, organicé por completo al menos ocho encuentros, dando apoyo al equipo pedagógico y a las personas beneficiarias del programa. No fue sencillo. Cada encuentro fue único, desafiante y lleno de detalles. Pero todos fueron posibles gracias a una combinación que hoy considero esencial en el tercer sector: la planificación y la estrategia.
Cuando hablo de planificación, no estoy hablando solo de una agenda bonita en el papel. Hablo de construir un cronograma macro, visualizar cada etapa y entender cómo las acciones macro y micro se conectan hasta el objetivo final.
Con los encuentros, por ejemplo, necesitamos desde el inicio identificar en el cronograma del proyecto cuándo van a ocurrir, definir cuántas horas de convivencia y de formación tendremos cada día, entender cuál es la propuesta central de cada encuentro y quién necesita estar presente, mapear ubicación, logística, desplazamiento y accesibilidad, prever cuántas personas van a participar, qué infraestructura es necesaria y qué materiales pedagógicos se usarán, además de considerar alimentación, restricciones y todos esos detalles técnicos que hacen que la experiencia funcione bien.
Todo esto implica priorizar espacios acogedores, accesibles y con estructura para recibir actividades formativas, con salas multiuso, sillas, mesas, proyector y espacio para el desayuno, el almuerzo y ese cafecito de la tarde que mantiene la energía del grupo. En muchos encuentros, contamos también con cobertura audiovisual, registrando todo en alta calidad para llevarlo a las redes y mostrarles a los socios el verdadero impacto de lo que está ocurriendo allí.
Cómo los datos y los socios calificados garantizan un impacto real en PerifaImpacto
Después de la recolección de toda la información necesaria, entra una etapa que, a veces, nadie ve, pero que sostiene todo: garantizar que cada necesidad sea atendida dentro de los criterios y las políticas de todas las partes. Seguimos protocolos internos, políticas de la organización y los términos acordados con socios, patrocinadores y proveedores.
Nuestros socios y proveedores son personas y empresas calificadas en sus mercados de actuación, formalizadas, con códigos de actividad económica específicos del área, portafolio relevante y resultados consistentes. Esto no ocurre por casualidad. Para facilitar la búsqueda y fortalecer la relación con la red, creé un banco de profesionales de las áreas que más necesitamos con frecuencia.
En ese banco de datos organizo restaurantes y proveedores de alimentos, profesionales de audiovisual como foto, video y edición, servicios de transporte como vans, microbuses y autobuses, además de espacios de eventos y actividades, como coworkings privados, espacios públicos y espacios comunitarios, registrando siempre también la dirección, la estructura disponible y lo que cada lugar ofrece.
Cada registro trae el valor base del servicio, número de registro de empresa, código de actividad económica principal, contactos y observaciones sobre entregas anteriores, observaciones como plazos. Con esto, logro contratar y recontratar servicios con más seguridad, manteniendo el historial y sistematizando el proceso. Hoy, cuando necesitamos una van, por ejemplo, envío la propuesta por correo electrónico o WhatsApp ya con todos los puntos de embarque, horarios, cantidad de personas y condiciones necesarias a una red de proveedores que mapeé. Después recibo los presupuestos, los comparo, elijo al proveedor más alineado y abro la solicitud de servicio con todos los requisitos para seguir hacia la aprobación del servicio.
Metodologías que organizan el ajetreo, de la recolección de datos a la toma de decisiones
Además de esas optimizaciones, existen varias otras en la rutina: formularios estandarizados, procesos de recolección de datos, registro de un banco de horas formativas y seguimiento de la trayectoria de los liderazgos. Todo esto se construye con metodologías ágiles que ayudan a organizar, optimizar y evitar retrabajos.
El uso de Bússola es un ejemplo de ello. Todos los registros formativos, recibos, términos, declaraciones y documentos importantes se adjuntan y organizan en una única plataforma. Bússola optimiza mucho la gestión formativa y el seguimiento de las personas beneficiarias, permitiendo que el equipo visualice la trayectoria y tome decisiones con base en datos, y no solo en la memoria o la improvisación.
Otra parte importante de este proceso es el análisis con matrices. No contratamos solo por el menor precio: comparamos servicio, valor, entrega, experiencia anterior y alineación con los principios de Casa Hacker y de PerifaImpacto. Esto contribuye a construir alianzas de largo plazo. Nuestros proveedores ya saben cómo funciona el proceso, entienden que todo es organizado, documentado y transparente, y eso crea un ambiente de confianza profesional.
Al final del día, mi misión es llevar mis habilidades de gestión y sistematización al lugar de actuación, sin perder la humanidad y la escucha activa. En el equipo, esto se traduce en crear formas de organizar comunicados, tareas, solicitudes de servicio, documentos y registros que faciliten el trabajo de todo el mundo. Y aquí lo digo de verdad: no lo sé todo. Es muy bueno poder consultar nuestro sistema con las políticas, los protocolos y las reglitas de cada área, además de contar con el apoyo de equipos tan hacker como yo, que actúan con mucha competencia en sus frentes.
Esta combinación de procesos, tecnología y cuidado con la experiencia del beneficiario es lo que garantiza que, en el próximo encuentro, esté todo en orden con nuestra van, con la alimentación, con el espacio y con la metodología aplicada en el aula. Y que los liderazgos puedan llegar, participar con tranquilidad y salir de allí fortalecidos, con la sensación de que el tiempo fue bien cuidado y de que la logística no fue una carga más en el ajetreo cotidiano.
Ahora, déjame ir, porque necesito enviar la lista de pasajeros conforme lo solicitado por el proveedor. Seguimos al pie de la letra cada regla, porque la gestión ágil que prioriza la experiencia del beneficiario también está hecha de estos detalles.
Por eso, si aún no conoces los frentes de actuación de Casa Hacker, te invito a acompañar nuestros trabajos en las redes sociales y en el sitio web, con historias increíbles escritas por esta red.
¡Hasta la próxima!
#tamojunto
